Ikka ajaga hädas - tunneli lõpus paistab valgus

Olen endiselt ajaga hädas ja kui tööde kuhi hakkab matma ning aju kinni, otsin sobivat ajaplaneerimise lahendust. Veidi inspiratsiooni sain Dave Pollardilt, kes on edasi arendanud David Alleni "Getting Things Done" metoodikat. Aga see ei lahenda endiselt mu probleemi, sest mul puudub kõigist tegevustest ja nende seotusest erinevate projektidega (mida on mul pidevalt kuni kümme) ülevaade.

Mõned head vihjed siiski sain.

1. Kui asi nõuab alla viie minuti, teen selle kohe ära.
2. Kui asi on oluline, siis märgin selle oma süsteemi paksus kirjas.
3. Kiireloomulised asjad panen kirja kaldkirjas.
4. Igasse päeva tuleb planeerida nii kiireloomulisi asju kui ka olulisi. Muidu olulisteni ei jõua kunagi.
5. Kaks tundi päevas jätan ootamatutele asjadele.
   

EverNote'i, mida Dave soovitab, proovin. Võib-olla on hea asi.

Meetodid, mis mu puhul toimivad:

1. Kasutan projektidest ülevaate saamiseks mõttekaarti ja Freemindi tarkvara (just avastasin, et uus versioon on väljas juba mitu kuud ja ma ei teadnudki!). Iga projekt on üks mõttekaardi haru. Igal projektil on alamharu eesmärgiga ning alamharud alamtegevustega. Igaühe juures on selle täitmise aeg, takistused, millises seisus on mingi tegevus (ootab kellegi taga vms) ning eeldatav ajakulu.
2. Kohtumised panen kirja vanamoeliselt pabermärkmikku hariliku pliiatsiga. Märkmik on mul kaasas, sellel ei saa aku tühjaks ja selle sisse lülitamiseks kulub vaid hetk. Kui on tarvis asju ümber planeerida, siis kustutan vana kirje ja kirjutan uude kohta.
3. Kui loen e-kirju, siis otsustan, kas vastusega aitab oodata järgmise hommikuni või mitte. Kui aitab, siis vastan järgmisel hommikul meilidele korraga.
4. Kui päevakavasse tekib suuremaid projekte, siis nende planeerimiseks võtan eraldi aja, mitte ei tee kohe ajakava.
5. Blogimisele ja info lugemisele ei kuluta üle tunni päevas.

Asjad, mis minu puhul ei toimi:

1. Igasugused veebiteenused, nii mõnusad kui nad ka poleks: Backpack, Remember The Milk, Voo2do, CalendarHub. Mulle ei meeldi, kui pean kohtumise märkimiseks panema läppari käima või aja planeerimiseks olema netiühendusega. Tallinn on küll WiFi-pealinn, aga vahel olen endiselt ühendusta.
2. Microsoft Outlook ja Mozilla Sunbird. Liiga kohmakad. Märkmik ja mõttekaart on märksa paindlikumad.

Üks probleem on veel jäänud, kuid siin tuleb appi Excel - peaks vahel ka arvet pidama, kaua ma mingile asjale kulutan.